股东名册与工商登记不符时，如何确认股东身份？——新公司法下股东资格确认的“实质与形式”之辨
2026-09-09
一、引子：一场并不罕见的股东名册与登记之争
实务中，因股东名册与工商登记不一致而引发的纠纷，在股东资格确认之诉中占了相当的比例。例如，甲公司有三名股东：张某、李某、王某。公司股东名册记载三人均为股东，但工商登记的股东名单却仅仅有张某、李某，没有王某的姓名。当公司内部发生股东资格争议时，王某欲依据股东名册主张权利，张、李二人则以工商登记为由予以否认。公司对外负债后，债权人又以股东名册记载王某为由主张其需要承担补充赔偿责任。
多数股东，甚至部分中小企业经营者，都存在一个认知误区：将工商登记作为确认股东身份的“唯一合法证明”，即认为工商登记中有名字的就是合法股东，未进行登记的则不享有任何股东权利。其实不然，股东名册同样可以作为股东确权的依据，但问题的关键在于，当股东名册与工商登记不一致时，股东资格到底应当如何确定？
2024年7月1日起施行的新《中华人民共和国公司法》第八十六条第二款明确规定，“股权转让的，受让人自记载于股东名册时起可以向公司主张行使股东权利”。该条文进一步强化了股东名册的效力，同时也引发了新的疑问，外部债权人能否依据股东名册要求未登记的股东承担相应责任呢？
本文结合新法条文及最新司法实践，对上述两个问题作出实务解析。
二、股东名册的法律定位——其为证权文件而非设权文件
（一）新公司法股东名册的三层含义
学者周游指出，股东名册是公司依法对本公司股东的基本信息、出资情况及股东资格变动事宜等予以记载造册的法律文件。新《中华人民共和国公司法》关于股东名册的三层含义分别为置备义务、记载事项及推定效力。
置备义务：新《中华人民共和国公司法》第五十六条明确规定，有限责任公司应当置备股东名册，该条款从法律层面明确指出：股东名册对于有限公司而言并非可选项，而是必备品！但实践中也有很多有限责任公司并未单独配置股东名册，《全国法院民商事审判工作会议纪要》（《九民纪要》中最高人民法院民事审判第二庭对这种情形也进行了说明，公司股东名册未设立或设立不规范的，公司章程、会议纪要等文件能够证明公司认可受让方为新股东的，也可产生同样的效力。根据其文义理解，股东名册是公司认可股东的书面凭证，是股东身份资格证明。公司认可股权受让方成为股东的，需要将该股东姓名记载于股东名册或者起到类似能够证明股东身份的文件上。
记载事项：相比于旧法，新法对于股东名册的记载则更为详尽，新《中华人民共和国公司法》第五十六条第一款明确规定股东名册记载四项法定事项：股东的姓名或者名称及住所；股东认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期；出资证明书编号；取得和丧失股东资格的日期。修改后的股东名册不仅证明了股东身份，也清晰地记载了股东的出资情况和股东资格取得时间，这一改动既使股东名册作为股东资格佐证证明更具有说服力，也使股东资格时间线有了更清晰的显现。
推定效力：该条第二款明确规定，记载于股东名册的股东，可以依股东名册主张行使股东权利。同时，新《中华人民共和国公司法》第八十六条第二款进一步规定，股权转让的，受让人自记载于股东名册时起可以向公司主张行使股东权利。这意味着，股东名册具有内部推定效力，被记载于名册的股东无需提供其他证明即可以行使股东的实体权利，但对其股东身份持有异议的主体，也可以提供相反证据，有相反证据足以证明其不具有股东资格的，可以推翻股东名册的记载记录。
（二）股东名册的“证权性”分析
法律上有两种登记形式：一种是设权登记，即有关事项登记后产生创设权利或者法律关系的效力，另一种是证权登记，即权利先于登记而存在，登记只是佐证既存权利的法律形式。那么股东名册为何属于“证权”文件？下文将从股权的来源、法条的文义和司法救济路径三个层面进行验证。
先从来源上看。 无论是股权的原始取得还是继受取得，其产生的第一性源头都不在于名册的记载行为。原始股东的股权，源于发起人协议或增资认购合同，权利基础是出资人之间的合意及出资行为。继受股东的股权，源于股权转让合同。即便学理上对股权变动的时点存在不同见解，但无论采何种立场，股权的实体法基础都系于转让合意与出资事实，而非名册记载本身。名册记载既不创设权利，也不是权利取得的生效要件。
再从法条文义上看。新《中华人民共和国公司法》第五十六条第二款表述为“可以依名册主张行使股东权利”，而非“自记载于名册时起取得股权”。倘若股东名册具有设权效力，法条的逻辑结构必然会表述为“应当以名册记载为准”或“自记载时取得股权”。立法者选择了“可以主张”这一典型的授权性规范，而非强制性规范，显然此规范解决的是行权程序问题，而不是权利归属问题。
最后从司法救济路径上看。如果名册具有设权性的，那么名册记载错误就意味着权利“根本未成立”，权利人只能通过撤销或更正登记寻求救济，且需举证登记机关的错误。但法院的实际处理方式并非如此——在处理股东名册记载争议时，法院不会以名册记载为终局依据，而是穿透名册，审查股权转让协议、出资凭证等信息的真实性。（2024）苏09民终6229号案即为典型，安福公司虽未被记载于股东名册，但法院依据《股权转让协议》、章程修订及实际出资等事实，仍然认定了其股东资格。
综上，股权基于出资行为或股权转让合意而产生，不是登记创造出来的。 一个人认缴了出资、履行了出资义务，或受让了股权，股权就已在他身上。股东名册做的，是把这个既存的事实记载下来、固定下来，赋予它可以据此向公司主张权利的便利。这就是为什么学界和实务界通说认为，股东名册的记载是推定效力而非设权效力。
三、工商登记定位：工商登记信息管的是“对外”，不是“对内”
（一）新《中华人民共和国公司法》第三十四条：登记对抗善意相对人
《中华人民共和国民法典》第六十五条规定，“法人的实际情况与登记事项不一致的，不得对抗善意相对人。”新《中华人民共和国公司法》第三十四条第二款进一步明确，“公司登记事项未经登记或者未经变更登记，不得对抗善意相对人。”两部法律在同一问题上表述一致——登记管的是“对外”，不解决“对内”问题。
需要注意的是，此处法律规范表述的是“不得对抗”，而不是“不产生效力”。也即，股权是否存在，并不取决于股权的工商登记信息，登记信息决定的，是股东能否以未登记的事实对抗善意相对人。
（二）登记的本质：外观主义的公示手段
工商登记的原始功能，是让市场交易主体能够通过公开渠道知悉公司的股东构成，从而判断交易风险。工商登记是商事外观主义的载体，由此形成的规则是：在公司内部，看真实的法律关系；在公司外部，看登记的外观。如果登记与真实情况不一致，内部人之间按真实的情况处理，但外部善意第三人可以信赖登记的外观，这就是所谓“内外有别”。最高人民法院在最高人民法院（2009）民提字第76号民事判决书（北京公达房地产公司诉三峡公司案）中也明确指出，法定代表人变更未办理工商登记的，对外签订的合同仍然有效，公司不得以内部人员调整为由对抗善意第三人。这一裁判规则也说明，工商登记在对外关系上具有对抗效力。外部人信赖登记，同样法律也保护此种信赖利益。
（三）股东资格确认中三种核心文件的效力对比
三者的关系可以概括为：出资是股权产生的根源，名册是内部确认的凭据，登记是对外公示的招牌。三者通常一致，一旦背离，就需要按各自的效力逻辑分别处理。
四、确认股东身份的核心标准：实质重于形式
（一）司法实践的综合判断框架
股东资格确认之诉中，法院从不只看单一文件，而是综合审查以下要素：
实质要件：
1. 是否依法向公司出资或认缴出资；
2. 是否实际行使股东权利（如参加股东会、行使表决权、领取分红等）
形式要件：
3. 公司章程有无记载；
4. 有无出资证明书；
5. 是否记载于股东名册；
6. 是否办理工商登记；
7. 有无发起人协议、股权转让协议等基础文件。
（二）举证规则：司法解释把落点放在实质
《公司法司法解释（三）》第二十二条规定，当事人之间对股权归属发生争议，一方请求人民法院确认其享有股权的，应当证明以下事实之一：已经依法向公司出资或者认缴出资，且不违反法律法规强制性规定；已经受让或者以其他形式继受公司股权，且不违反法律法规强制性规定。
可见，立法者在股东资格的有无的判断问题上，归根到底取决于是否存在股东出资或继受股权的实质事实，而非股东名册或者工商登记形式上的记载。
出资和继受，是股东取得股权的实质性法律行为，名册和登记，只是这些行为完成后的“事后记录”。记录可以漏、可以错、可以滞后，但真实发生的出资和继受，不会因为没被记录就不存在。这就是“实质重于形式”在司法解释层面的具体体现，实质是股东资格的根基，形式只是证明手段。
（三）“实质重于形式”的裁判倾向
对于公司内部股东之间的资格争议，司法实践长期形成的倾向是：当形式要件互相矛盾时，回到实质要件来判断。（2022）渝04民终1629号案指出，“公司内部股东资格的确认应当坚持实质要件优于形式要件原则”；（2023）宁04民终835号案中，投资人虽未办理工商登记，但因章程记载加实际行权，法院仍认定其股东身份成立。司法解释之所以这样设计，道理朴素，股权是金钱和权力换来的，而不是纸面上写出来的。一个实际出资、实际行使股东权利的人，即使名册漏记、登记未办，法院仍可依据实质事实确认其股东资格；反之，一个只有股东名册或登记记载、却从未出资、从未行使任何股东权利的人，其股东身份很容易被推翻。
五、回到核心问题：名册与登记不符，究竟以谁为准？
事实上，股东名册和登记冲突问题，并没有一成不变的答案。此种情形，不同的场景，公司内部与外部的处理方式均有所不同。
场景一：名册有、登记无
对内——名册记载推定有效，但可被他人提供的实质证据推翻。
公司内部名册记载推定有效，但王某的股东身份也可被实质性证据推翻。一旦王某拿出实际出资凭证、分红记录、表决记录等实质证据，以此形成证据链，实质证据成立的，即使从未办理工商登记，法院也应确认其股东资格，并可判令公司将其记载于名册、办理变更登记。
对外——未登记，不得对抗善意相对人。
工商登记上没有王某，那么对公司债权人、对从张某李某处受让股权的善意第三人而言，王某并不是股东。债权人不会因名册上有王某就把他列为追责对象，善意第三人从登记的股东手里受让股权，可以主张善意取得。王某由此蒙受的损失，只能向公司、张某或者李某追偿，而不能对抗已经产生信赖登记的外部交易人。
场景二：登记有、名册无
反之，如果某人被工商登记为股东，但名册、章程都没有他，也没实际出资、没有行使过权利，能否确认为股东？
法院在处理这类案件时，同样遵循对内看实质，对外看外观的规则。不能仅凭登记确认资格，法院会审查出资和权利行使的实际情况，但对外，外部债权人可以据此追责，登记的股东对外难逃干系，但承担相应责任后，该股东也可以再对内向实际权利人追偿。
场景三：股权转让后名册已变更、登记未变更
《九民纪要》第八条据此问题作出专门规定，当事人之间转让有限责任公司股权，受让人以其姓名或者名称已记载于股东名册为由主张其已经取得股权的，人民法院依法予以支持，但法律、行政法规规定应当办理批准手续生效的股权转让除外。未向公司登记机关办理变更登记的，不得对抗善意相对人。
结合新《中华人民共和国公司法》第八十六条第二款规定，名册变更之日是受让人向公司主张权利的起点（对内生效）；在登记变更之前该名册不得对抗善意第三人（对外不生效）。
六、实务建议：关于股东名册与登记信息不符的事前防范
良医治病，治于未病。与其争议发生后再寻求法律途径解决问题，不如提前做好防范准备：
对股东个人：
1. 出资必留痕。认缴出资要留存协议、转账凭证，实缴更要走公司账户、及时向公司索取出资证明书，切忌现金交易不留凭证；
2. 权利要行使。参加股东会要有会议纪要的签字，股东分红要有记录，会议表决要留痕——这些都是证明自身为实质股东最有力的证据；
3. 名册登记要对账。股东应当每年核对一次股东名册和工商登记，当发现自己“不在册”或“不在登记上”情况时，立刻书面请求公司进行更正；如果公司拒绝，股东应当尽快起诉（建议以新《中华人民共和国公司法》第八十六作为请求权基础）。
对公司：
1. 置备股东名册是法定义务，公司并不享有选择权。 新《中华人民共和国公司法》第五十六条明确公司应当置备股东名册，不置备本身就是违规；
2. 名册要依法制作、动态更新。 记载事项必须完整，股权变动后及时变更名册，避免因为股东名册的滞后性，最终变成纠纷根源；
3. 名册与登记要同步。股东变更后，除变更名册外，务必同步办理工商变更登记。
对交易相对方（如债权人、股权受让人）：
1. 法律尽调不能只看营业执照。在查询登记情况的同时，要求公司提供股东名册、章程、出资证明，交叉比对，以确定最终的股东。
2. 警惕“名册与登记背离”的公司。 这种背离本身就是治理不规范的风险信号，交易前务必要求补齐；
3. 受让股权务必“双登记”。只在名册上变更、不办工商变更，等于把对抗力留在别人手里，一旦转让方再处分股权，后患无穷。
结语
回到开头的王某。他的身份，说到底不由名册决定，也不由登记决定，而由他是否真实出资、是否真实参与公司经营决定。名册和登记，一个是对内的“身份证”，一个是对外的“招牌”，都是证明手段，而非权力源头。
新《中华人民共和国公司法》把股东名册制度进行系统规范是立法上的卓越进步，它让股权的内部确认有了更清晰的抓手。但法律制度越完善，越是提醒我们：法律保护的是真实的交易和真实的出资，而不是纸面的记载。谁在实质上拥有股权、行使股东权利，法律就保护谁。作为股东，首先应当在形式上要求对自身的权利进行确认，如果股东出资不留痕、公司不置备股东名册、工商登记不及时更新、实际股权不行使，那么当争议来临，举证的难度，便会成倍上升。
这，就是实质与形式的辩证法。
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