证券公司投行类业务内部控制合规性自查中的注意要点解析

2021-01-26

2018年7月1日《证券公司投资银行类业务内部控制指引》（以下简称“《内控指引》”）正式实施，标志着中国证券监督管理委员会（以下简称“证监会”）开始对证券公司投资银行（以下简称“投行”）类业务中普遍存在的“重发展、轻质量”、“重规模、轻风险”、“重前端承做、轻后期督导”等现象加强整治和规范。为进一步落实《内控指引》的要求，许多证券公司（以下简称“券商”）开始根据中国证监会及其派出机构的要求通过自查的方式主动挖掘公司投行类业务中存在的内控问题。

然而，在提供内控合规性自查法律服务的过程中，笔者注意到部分投行从业人员或是陷入一种焦虑、茫然的状态，或是疲于应付，难以切实完成证券公司管理层指派的自查任务。为此，笔者团队结合自身的服务经验，整理了券商投行类业务内部控制合规性自查中的注意要点，希望能够对于各位正在或将要进行投行类业务内控合规性自查的券商投行从业人员有所帮助。

一、券商为何要进行投行类业务内部控制合规性自查？

（一）新形势下券商投行类业务的内控要求将进一步强化

2020年3月1日，新《中华人民共和国证券法》修订生效。此后，最高人民法院于2020年7月15日发布了《全国法院审理债券纠纷案件座谈会纪要》（以下简称“《债券纪要》”），《债券纪要》表明：“对于债券欺诈发行、虚假陈述案件的审理，要按照证券法的规定，严格落实债券承销机构和债券服务机构保护投资者利益的核查把关责任，将责任承担与过错程度相结合”，并明确了债券承销机构的过错认定标准。2020年12月26日，第十三届全国人大常委会第二十四次会议审议通过了《刑法修正案（十一）》，该修正案大大提高了欺诈发行股票、债券案件中，中介机构提供虚假证明文件犯罪的刑事处罚力度，强化了对于保荐人等中介机构的刑事责任追究。此外，证监会相继修订了《证券公司分类监管规定》、《证券公司分支机构监管规定》等规范性文件，强化了风险管理能力加分指标的导向性，完善了持续合规扣分标准、调降级别依据及风险管理能力评价指标。以上一系列文件的出发点都在于压实中介机构责任。

因此，在此新形势下，券商投行类业务的内部控制要求将进一步强化。通过加强内控防范潜在风险，成为证券行业发展到当前阶段的重中之重。

（二）券商因投行类业务不合规而被罚的案例频现

笔者对于证监会网站公布的信息进行了统计，2020年券商因投行类业务被罚（包括行政处罚及监管措施）共计27次。其中，11次为由证监会作出，16次为由证监会的地方派出机构作出。

1.被罚原因分类

根据证监会网站公布的信息，前述因投行类业务被罚的案例中，绝大部分系与投行类业务内控失范有关。其中，出现频率较高的被罚原因如下：   

根据《内控指引》，券商投行类业务包括：承销与保荐、上市公司并购重组财务顾问、公司债券受托管理、非上市公众公司推荐及资产证券化等具有投资银行特性的业务。前述2020年度因投行类业务被罚案例涉及的具体投行类业务分类情况如下（部分被罚案例可能涉及多个投行业务领域）：     

由上图可见，被罚案例中大部分涉及券商债券承销与受托管理业务，可见债券业务的内控问题是目前券商投行业务内控的短板。故下文介绍中，将重点以债券业务进行举例分析。     

2.典型处罚案例分析

（1）某证券公司因非公开发行股票项目及公司债券项目被罚     

某证券公司因在数个非公开发行股票项目及公司债券项目中未勤勉尽责，尽职调查环节基本程序缺失，缺乏应有的执业审慎，内部质量控制流于形式，未按规定履行持续督导与受托管理义务的原因，受到责令改正、期限暂停保荐机构资格、暂不受理债券承销业务有关文件、限制高级管理人员权利的监管措施。    

（2）某证券公司因IPO项目及重大资产重组项目被罚     

某证券公司因在数个IPO项目及重大资产重组项目中，未严格履行内核程序，未对全部项目人员进行利益冲突审查，问核针对性不强，部分项目未及时完成工作底稿验收归档，个别项目未及时与发行人签订保荐协议，在科创板承销业务中因跨墙审批程序不完备、簿记现场人员管理不严格等问题，受到责令改正的监管措施。    

（3）某证券公司因全面风险管理问题及公司债券问题被罚     

某证券公司因全面风险管理问题（风险管理指标体系不健全，未设置公司整体及自营业务外其他各业务和风险类型的风险容忍度水平；风险管理系统不完善，未能实现对部分风控指标的动态监测，部分风险管理数据采集依靠人工录入，部分日终风险控制指标计算误差较大）、公司债券问题（公司债券业务决策机制不合理，未明确内核委员会固定委员、其他委员的具体职责，2020年多数内核会议无固定委员参会；个别有条件通过的公司债项目立项委员未在项目组补充资料后发表明确立项意见，质量控制部门意见尚未完全落实即通过质控验收；制度未明确质量控制现场核查比例，个别项目尽职调查质量控制不到位，未对不同尽调方式获得的证据差异进一步核实等），受到责令改正的监管措施。    

通过上述案例可见：     

a.内部控制问题是监管部门对于券商合规运营的重点关注问题之一。     

b.针对券商内部尽职调查、质量控制、持续督导、受托管理等方面，不仅内部制度的完备性是必须的，制度的切实执行并严格遵守更是必不可少的。如因相应制度流于形式、未实质执行而导致市场风险的，将会受到监管部门的处罚或监管措施。     

c.监管部门对券商内部控制的全流程（包括立项、内核、问核、质控核查、底稿验收等）均会予以关注，任何流程瑕疵都可能成为被罚的原因。故券商在进行内控合规自查时，不能因某一内控环节在流程中占比较小而抓大放小，要对完整的内部控制流程进行核查、梳理及完善。    

二、券商投行类业务内部控制合规性自查时应注意哪些要点？    

在对投行类业务内控进行合规性自查的过程中，笔者建议注意以下要点：    

（一）内控制度的完备性合规    

《内控指引》对券商提出了诸多制度性要求。在笔者提供专项核查及自查协助服务的过程中，笔者发现各券商在以下方面或多或少存在制度缺失或瑕疵，应当予以重点关注：    

(1)尽职调查制度的完备性问题     

《内控指引》第51条要求，券商应针对投行类业务的风险特征，针对性地建立尽职调查制度，以规范具体承做项目组在实施尽职调查的过程中的行为，确保项目组能够勤勉尽责地履行尽职调查职责。然而，部分券商的尽职调查制度（或指引）在条款完备性上存在缺失。    

以公司债券的尽职调查制度为例，在中国证券业协会发布的《公司债券承销业务尽职调查指引》中，第31条要求“尽职调查工作完成后,承销机构应当撰写尽职调查报告。尽职调查报告应当说明尽职调查涵盖的期间、调查内容、调查程序和方法、调查结论等。”第33条要求“尽职调查人员应当在尽职调查报告上签字,并加盖公章和注明报告日期。”故券商在承办公司债券项目中，应当按照规定编制尽职调查报告，并签字盖章。    

然而，部分券商的公司债券尽职调查制度（或指引）中未明确要求尽职调查人员须编制尽职调查报告，存在制度性瑕疵。尽职调查制度的瑕疵，可能导致尽职调查人员无规可依。因此，在自查时应当重点予以关注。    

(2)投行类业务人员薪酬考核体系的合规问题     

《内控指引》第28条明确了券商应根据投行类业务特点制定科学、合理的薪酬考核体系。明确了不得以业务包干等承包方式开展投资银行类业务，或以其他形式实施过度激励。不得将投行类业务人员薪酬收入与其承做的项目收入直接挂钩，应当综合考虑其专业胜任能力、执业质量、合规情况、业务收入等各项因素对业务人员进行薪酬考核。    

《内控指引》第30条则明确了投资银行类业务人员的收入递延支付机制，应当以内部制度的形式，合理确定收入递延支付标准，明确递延支付人员范围、递延支付年限和比例等内容。    

由上述规定可见，对投行业务人员的管理，应从合理的薪酬考核体系入手，不得进行业务包干，不得进行过度激励。业务包干及收入不递延支付是内控指引出台前，许多券商所普遍存在的问题。而内控指引生效后，部分券商因担心打击业务人员的积极性，仍未及时按照内控指引进行制度调整，进而产生制度瑕疵。笔者认为，薪酬考核体系的调整对保障投资银行类项目的执业质量，进而降低券商的内控合规风险具有重大意义。如何在制度修改中进行合理平衡，既对业务人员进行合理的薪酬考核，又能提升业务人员的积极性，是内控合规的难点之一。    

(3)内控人员管理制度的合规问题

《内控指引》第31-34条重点要求了券商内控人员的人数及薪酬标准，投行类业务专职内部控制人员数量不得低于投行类业务人员总数的1/10，且应当针对内部控制人员建立科学、合理的内部控制人员薪酬考核体系，以保证内部控制人员独立、有效地履行内部控制职责。内部控制人员的薪酬收入不得与单个投行类项目收入挂钩，但内部控制人员工作称职的，其薪酬收入总额应当不低于公司同级别人员的平均水平。目前部分券商对于内控人员的人员配置及薪酬标准仍然低于《内控指引》的要求。    

在内部控制人员责任进一步加大及压实的新形势下，建立合理、有效的内控人员薪酬考核体系，可以加强内控人员的工作积极性，对“三道防线”的建立及稳定具有重大意义。    

（二）内控制度的有效性合规    

券商即使已经建立起完备的内控制度，若相关制度无法有效地执行，则仍然可能导致风险事件。对于内控制度的有效执行问题，笔者建议关注以下问题：    

1.业务流程控制问题

(1)包销风险集体决策的问题

《内控指引》第69条对存在包销风险的投行类业务的包销决策程序作出明确规定，对该类存在包销风险的项目，应进行集体决策，以现场、通讯、书面表决等方式对包销事宜作出决议。    

然而，部分券商在进行投行业务的包销决策时，仅做了包销风险的分析，而未进行集体决策；或虽然进行了集体决策，但存在签字人员与制度规定不符的情形，应当根据《内控指引》的有关规定进行整改。    

(2)内核意见跟踪机制的问题

《内控指引》第61条要求，内核机构应当对内核意见的答复、落实情况进行审核，确保内核意见在项目材料和文件对外提交、报送、出具或披露前得到落实。    

上述规定对券商内核负责部门及人员提出了较高的要求。在内核决议通过后，并不意味着内核程序到此结束，相关内核人员仍应对内核会提出的问题、意见的答复及落实情况进行追踪，并在执行过程中进行留痕。在内核意见未得到全部答复、落实的情况下，项目组不得对外提交、报送或出具相应文件。    

(3)信息隔离墙及时入墙与出墙的问题

《内控指引》第38条明确券商应针对投行类业务建立信息隔离墙制度，并针对投行类业务的不同类型和业务环节特点，对信息隔离墙制度进行细化，以防止未公开信息被泄露或滥用。    

《公司债券承销业务规范》第18条亦明确，承销机构应当对承销和投资交易等业务之间进行有效隔离，在办公场所、业务人员、业务流程、文件流转等方面设立防火墙。    

一般情况下，各券商的信息隔离墙制度均是相对完善的。在实务操作中，笔者发现券商业务人员在上市公司的并购重组业务中，通常能够有效地遵守及执行隔离墙制度，但在上市公司发行公司债业务中，虽然券商通常都建立有完善的信息隔离墙制度，在个别项目中仍然存在项目人员入墙、出墙登记不及时的情况。因此，券商即使已经建立完备的信息隔离墙制度，仍不能掉以轻心，应对制度进行严格执行，特别是应及时地入墙、出墙，避免因内幕信息泄露而导致风险。    

2.业务执业质量问题

(1)底稿规范的问题

投行类项目底稿主要包括三部分，第一部分为项目尽职调查底稿，第二部分为项目承销/保荐/发行底稿（包括立项、内核、质控阶段底稿、主管部门审批/备案底稿及项目组成员的工作底稿），第三部分为项目后续管理（持续督导/受托管理/存续期管理）阶段的底稿。    

针对上述底稿，应分类进行管理并注意以下几点：   

a.上述底稿均应制作目录、索引及编号，并应保证完整无缺损。   

b.尽职调查底稿中应留存尽职调查报告。   

c.尽职调查底稿中应留存现场尽职调查的证明材料（如车票、机票或住宿凭证）。   

d.证券发行项目的承销/保荐/发行底稿中应有针对发行人进行辅导培训的材料。

(2)援引其他中介机构意见的问题    

券商出具的书面文件，如《募集说明书》等文件中援引《审计报告》或《法律意见书》的内容，应明确发表同意或存疑的意见。若发表存疑意见的，应对相关中介机构的意见进行核查并留存相应的核查底稿（包括但不限于留存与中介机构的会议记录或核查并留存《审计报告》或《法律意见书》的制作底稿）。若券商业务人员未进行核查并留存核查底稿的，视同其认可其他中介机构的意见，并将为此承担相应责任。若日后相关中介机构出具的报告存在瑕疵的，则券商很难以该报告并非券商所出具而进行有效的抗辩。    

以某债券欺诈发行案为例，因某会计师事务所出具的发行《审计报告》未能有效识别发行人的财务造假行为，债券承销商——某券商在引用《审计报告》中的结论时并未进行核查，最终法院判决某券商与审计师存在重大过失，而须对债券持有人承担连带赔偿责任。    

(3)依赖发行人出具《情况说明》的问题    

券商项目组在进行尽职调查时，不能仅依据发行人的《情况说明》发表意见，需要履行其他的核查手段对《情况说明》内容进行交叉验证，并留存核查过程的相应底稿。如项目组穷尽核查方式仍无法确认的，应在出具的书面文件中予以充分说明，并对无法核查的事项进行风险揭示。    

(4)风险揭示不充分的问题    

券商开展投行业务时，在出具的《招股说明书》、《募集说明书》、《专项计划说明书》等文件中，应将尽职调查中发现的风险进行完整披露，不可故意隐瞒或重大遗漏，这也间接要求项目组尽职调查需要勤勉尽职，不能遗漏会对项目产生重要影响的事实。以资产证券化项目为例，对于专项计划资产与原始权益人资产可能混同的风险（原始权益人为资产服务机构的）、循环购买的再投资风险等问题，应当进行充分地披露。如计划管理人未对该等风险进行充分揭示及披露，将对此承担责任。    

(5)后续管理的问题    

券商在后续管理过程中应勤勉尽责，定期督促发行人进行信息披露，并通过自身的核查手段进行核查、留存相应底稿。注意点如下：   

a.后续管理负责人员应按照公司内部制度要求，定期进行公开信息检索，并留存截图作为底稿。   

b.在公司债券项目的受托管理中，应重点核查募集资金的使用情况，并留存募集资金使用的银行流水、发票作为底稿，对该等银行流水、发票应进行归类管理。   

c.在公司债券项目的受托管理中，如发行人发生受托管理协议中约定的重大变化，券商应在受托管理年度报告或临时报告中进行披露。如券商在信息披露方面存在重大遗漏的情况，可能因受托管理未勤勉尽责而受到处罚。    

三、完善投行类业务内部控制的几点建议    

结合笔者提供核查及自查协助服务的经验，就券商如何完善投行类业务的内部控制提出以下几点建议：    

1.制定投行类业务合规手册，根据证监会要求进行合规培训    

根据《内控指引》33条及《证券公司合规管理实施指引》第17条的要求，笔者建议券商制定投行类业务的合规手册，将相关制度进行汇编，避免业务制度不完整，或因业务制度过于分散而产生条款相互矛盾的问题。同时，合规部门应定期对投行业务项目人员进行合规培训。    

2.定期自查，避免临检再查    

根据《内控指引》第43条的要求，券商应当建立健全投行类业务合规检查制度，并根据监管要求、业务发展等情况的需要，建立内部控制执行效果定期评估机制。笔者建议，券商内部应制定明确的合规检查制度，且应定期对投行类业务进行自查（包括但不限于以抽查项目底稿、业务人员沟通等形式）自纠，并形成书面的自查报告留档，以体现券商内部控制的完整性。避免临检再查，而搞得手忙脚乱，甚至出现不积极配合监管部门检查的情形。    

3.可聘请律师事务所等第三方机构协助自查    

根据《内控指引》第43条及《证券公司合规管理实施指引》第23条的规定，券商在进行合规管理有效性评估时，可以委托符合条件的律师事务所等外部专业机构进行。    

律师事务所作为外部专业机构，协助券商进行合规管理有效性评估及内部自查自纠时具有如下优势：     

a.律师事务所地位中立，对具体项目的自查结果可以从法律规定层面发表更加客观中立的结论意见。     

b.律师事务所对法律规定的解读相对具有客观性。在自查过程中如遇疑难性问题时，能够给出更准确的解答。避免券商业务人员在自查自纠时随意整改，甚至出现造假等不可挽回的严重行为。     

c.券商内部合规人员及投行业务人员工作任务繁重，自查将一定程度上影响其正常工作，由律师事务所从事该部分自查工作有利于减轻券商内部人员的工作负担。    

4.进一步完善底稿电子系统    

根据中国证券业协会《证券公司投资银行类业务工作底稿电子化管理系统建设指引》要求，券商应建立投行业务工作底稿的电子化系统，对投行类业务项目立项、尽职调查、发行承销、后续管理等过程及质量控制、内核、监管审核等流程中所形成的工作底稿进行电子化管理。该指引要求2021年1月1日后承揽的投行类业务应通过电子系统进行管理，各券商的底稿电子系统应已建设完毕并投入使用。    

笔者建议，券商应针对底稿电子系统设定一定的反馈机制，业务人员或内控人员在使用系统过程中发现的问题或改进建议应及时反馈给IT人员，以实现底稿电子系统的逐步优化完善。    

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