越南投资法律备忘录之二——外国商业实体代表处设立程序及相关要求

2021-04-02

本法律备忘录^[1]旨在概述外国商业实体在越南的代表处（“代表处”）的设立和运营。

从事受其他法律文件调整的特殊商业行业（银行、金融、法律服务、文化、教育、旅游或其他法律规定的行业）的外国商业实体代表处应当按该类其他法律文件的规定执行，此类代表处的设立不在本法律备忘录范围之内。

一、适用法律

目前适用的法律包括：    

（1）2005年6月14日国会通过的《商业法》（ “《商业法》”）；及    

（2）2016年1月25日政府第07/2016/ND-CP号法令就有关外国商业实体在越南的代表处和分支机构制定的《商业法》实施细则（“07号令”）。

二、颁发代表处设立许可证的前提条件

根据07号令，如果外国商业实体满足以下所有条件，该外国商业实体有权在越南设立其代表处：

（1）根据与越南缔结国际条约的国家或地区的法律或该商业实体所在国法律承认的法律合法成立并运营；

（2）自成立之日起至少正式运营一（1）年；

（3）如果外国商业实体的商业登记证书上规定了经营期限，则剩余期限自提交设立代表处的申请材料之日起至少为一（1）年；

（4）代表处的活动范围应遵守越南在其是签署国的国际条约中的承诺；及

（5）如果代表处的活动范围不符合越南在其是签署国的国际条约中的承诺，或外国商业实体不是设立在越南是签署国的国际条约的成员国或地区，需要事先获得相关部委的批准。

三、设立程序

根据07号令，外国商业实体被限制在越南1（一）个省内只能设立1 （一）个代表处。对于在越南设立代表处，外国商业实体必须提交申请材料以获得许可机关〔即工业区、出口加工区、高新区或经济区的省级管理委员会（“工业区管委会”），如果该代表处位于该等区域内；或省级工贸厅，如果该代表处位于该等区域外〕颁发的设立代表处的许可证（“许可证”）。

（1）申请文件

根据07号令，必须向许可机关提交下列文件以获得许可证：

a.代表处设立申请书正本一份（以法定形式）；

b.外国商业实体的注册证书（即商业登记证书）及其任何修订的认证件一份及经公证的翻译件一份；

c.经审计机构审计的外国商业实体最近一个会计年度已审计的财务报表的经认证的翻译件，或纳税义务实施状态的确认函或外国当局出具和/或认证的证明其最近一个会计年度内存在的其他证明文件；

d.外国商业实体出具的首席代表的委任书的经认证的翻译件；

e.首席代表的护照或身份证的经认证的翻译件；

f.办公室租赁合同正本或经认证的副本，以及与租赁场所有关证明该租赁场所符合安保、劳动卫生安全及其他相关法律要求的文件的经认证的副本；及

g.授权书正本。

请注意，在实践中，许可机关可能会要求提供进一步的文件或信息，以便核实向其提交的申请材料中的有关要点。

（2） 许可证的颁发期限

根据07号令，工贸厅或工业区管委会自收到完整申请材料之日起7（七）个工作日内必须作出决定，要么向外国商业实体颁发许可证，要么书面通知外国商业实体拒绝其申请，并明确说明拒绝理由。

对于需经有关部委事先批准的代表处的设立或越南未有任何具体法规规定的代表处的设立，工贸厅或工业区管委会应在收到完整的申请材料之日起3（三）个工作日内向有关部委发出征求意见函。相关部委应在收到工贸厅或工业区管委会的信函之日起5 （五）个工作日内提出书面意见，且工贸厅或工业区管委会将在收到相关部委的意见之日起5 （五）个工作日作出向外国商业实体颁发许可证，或书面通知外国商业实体拒绝其申请，并明确说明拒绝理由；

虽说如此，在实践中，由于若干原因（如相关机关之间的沟通等）整个过程可能更长，且相关部委在考虑工贸厅或工业区管委会的请求及向其提供意见时，有自由裁量权。

（3）许可期限

根据07号令，许可期限为5（五）年。如果母公司的营业执照或设立证书到期，则许可证也将到期。换言之，代表处的存续期限不得超过其母公司的任何存续期限。

但是，请注意，许可证可以应其母公司的请求延期，为此目的，延期请求必须在许可证到期前至少30日提出。

四、（获得）许可证后的工作

获得许可证后，代表处必须实施其他许可后的步骤，如下所示：

（1）获得代表处的印章

为获得印章，代表处的首席代表需要亲自向警察机关提出申请。该印章将在（申请）提交之日起约5个工作日内提供。

（2）代表处的税务识别号登记

虽然对代表处的运营不征税，但代表处必须向税务机关提交申请材料以获得税务识别号（用于代员工纳税）。

（3）银行账户开立

代表处必须在越南的银行开立一个仅用于支出的银行账户。该程序将取决于代表处为其便利而选择开户的银行。

五、代表处的运营

（1）代表处允许（从事）的活动

作为一个非盈利实体，代表处仅被允许实施下列活动：

a.作为母公司的联络处，并在越南进行市场调研；

b.识别市场，并为母公司寻求在越南的投资和贸易机会，但不包括代表处设立所处的受到具体法规管辖的服务行业的服务。

（2）禁止（从事）的活动

代表处不得以牟利为目的“开展经营”。此外，不允许推销其母公司的商品或服务或者为该等推销直接以其自己的名义与当地的公司签订合同，也不得担任其他商业实体的代表。

（3）首席代表的委任

首席代表不得同时担任下列职务：

a.母公司或其他外国贸易商在越南设立的分支机构的负责人；

b.母公司或其他外国商业实体的法定代表人；

c.依照越南法律设立的企业的法定代表人。

请注意，首席代表不在越南时，必须以书面形式授权他人履行其与代表处有关的权利和义务。该项授权须经其外国商业实体批准，且首席代表仍对授权履行的权利和义务负责。如首席代表超过30日未在越南且未有有效授权，则该外国商业实体必须委派另一名人员担任代表处的首席代表。

（4）劳动事项

代表处可雇用越南籍和外籍人员，员工总数不受限制。员工数量和有关信息要求向有关机关报告。所有外籍人员，包括为代表处工作的首席代表，都需要取得工作许可证。

（5）税务事项

代表处作为用人单位，必须为其员工登记个人所得税代码，按月申报、提交和缴纳个人所得税；并完成个人所得税完税；（尽管劳动合同可约定个人所得税包含在他们的工资中）。

（6）报告制度

在每年一月的最后30日之前，代表处必须将其上一年度的运营情况通知工贸厅或工业区管委会。代表处也有义务应有关机关的要求提供与税务和劳动事项有关的报告。员工人数的任何变动也必须通知相关的工贸厅。

（7）变更登记

在许可证的有效期限内，就许可证内容的任何变更（包括名称的变更、代表处或母公司地址的变更、法定代表人的变更），代表处需要自变更之日起60日内，向许可机关办理登记该等变更的相关手续，并领取变更后的许可证。其他文书也需要修改，包括税务代码证、印章样本证明、印章等，以反映该变更。亦可能需要在报纸上（刊登）新的启事。

参考文献：

[1]本备忘录编译于越南Vision & Associates律师事务所的《LEGAL MEMO- PROCEDURE ON SETTING UP THE REPRESENTATIVE OFFICES OF FOREIGN BUSINESS ENTITIES AND RELATED REQUIREMENTS》（已获授权）,其作者为Luu Tien Ngoc（先生）（lt.ngoc@vision-associates.com）和Le Tuan Anh （先生）（lt.anh@vision-associates.com）。

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