疫情反弹下HR管理合规策略（下）

2020-06-24

四、突破现场会议: 事后确认

北京市回调至二级响应后，在严格落实各项防控措施条件下，各单位可举办100人以内规模的会议或召开视频会议^[1]。很明显，这个限制是为了减少人员聚集，防止疫情大规模扩散，对于疫情防控是很重要的举措。

对于员工较少的单位，这个限制的影响会小一些。但对于员工人数超过100人的单位，尤其是员工人数更多的单位而言，其影响就相当大了。首先，有的单位每天的“例会”、“成会”可能都无法照常举行，只能通过ZOOM、腾讯会议等在线会议系统进行，效果当然会比现场会议差一些。其次，如果单位需要举行职工大会或职工代表大会、工会会议等全员会议，也将因为人数超限而无法举行现场会议，只能通过线上会议代替。但是，我们知道，根据《劳动合同法》等劳动法规的要求，很多时候职代会会议需要参会人员在会议纪要或相关文件上亲笔签名。比如，关系到职工切身利益的规章制度草案或其他重大事项的酝酿，都需要召开职工大会或职代会进行讨论，并且用人单位需要留存职工参会的证据。如果仅通过线上会议或者电子数据交流的方式开会，往往存在职工难以签名导致的存证困难。

因此，对于员工人数众多的企事业单位，疫情期间如果确需召开100人以上规模的会议，只能通过在线会议系统进行。此时，可以对会议进行录音或录像留痕，或者与在线会议系统服务商协商，由其代为留存相关证据。同时，可要求参与人员在会后以电子邮件、微信、书信等书面方式确认其参会过程及相关意见。如此，开会的录音或录像资料，可以同电子邮件、微信等其他证据相互印证，形成证据链条闭环，共同印证用人单位就有关事项履行了法律要求的“民主程序”，发生纠纷时有备无患。

五、线上人员招录：多措并举

随着疫情反弹和响应级别调高，企业对外招录人才工作由线下转移到线上，招录环节中至关重要的面谈、面试环节被迫取消，招聘工作必然受到影响。线上招录过程如何做到合规，保证招录人员的质量？这不仅是个HR工作难题，也是个劳动法挑战。

疫情反弹后，企业一般只能网络招聘、线上笔试、远程面试、线上入职，入职材料可能提供电子版。这些线上的招录活动，最为明显的缺陷就是可信度存在疑问。

例如，现场笔试改成线上或远程笔试之后，应聘者不到招录单位参加笔试了，招聘单位不能进行现场监考，难以保证应聘人员考试答卷的真实性。远程视频面试虽然方便，但毕竟不能够像现场面试那样全面、准确地直观了解应聘者气质、个性、能力。企业决定录用之后，应聘者可能也难以马上办理现场入职，尤其是异地招聘。对此，替代方案可能是线上办理入职手续，提交电子版入职材料，甚至只能订立电子劳动合同，还可能在录用后远程或居家上班。如此，招录企业由于见不到各项材料的原始件，往往难以完全审查入职者提交的各项材料真实可靠，尤其是户籍身份信息、《解除/终止劳动合同证明》、《无竞业限制声明》、《无服务期协议声明》，以及入职者的各项职业资质证明材料。

为了提升线上招录的合规性和可靠性，招录单位首先应区分岗位的重要性。对于核心或重要岗位的招聘，仍然需要尽可能地采取现场笔试、面试进行考察。其次，对于其他岗位的招聘，可以在线上笔试、面试的同时，采取辅助性加强措施，比如要求应聘者提供作答的录像视频，或者请求就近的子公司、分公司或代表处人员代为进行现场面试。再次，对于线上提交证明材料和签署电子版劳动合同，则可以充分利用区块链、电子签名、可信时间戳、哈希值校验等证据收集、固定和防篡改的技术手段或者通过电子取证存证平台进行认证，确保线上提交的材料不能更改，以备日后查验。最后，招录单位应当严格录用条件，可以将诚信义务作为录用条件之一，并约定如果发现招聘过程中笔试、面试等环节不真实，或者其提交的入职材料有虚假，都将构成“不符合录用条件”，一经发现可在试用期内立即解除劳动合同。

六、财务经营困难：依法协商

疫情反弹如果导致用人单位生产经营困难或者财务状况恶化，如何减轻、环节人力资源负担？

北京市人力资源和社会保障局2020年1月31日下发的《关于进一步做好疫情防控期间本市人力资源和社会保障相关工作的通知》第一条第（三）项规定：用人单位因受疫情影响导致生产经营困难的，可以通过与职工协商一致采取调整薪酬、轮岗轮休、缩短工时、待岗等方式稳定工作岗位，尽量不裁员或者少裁员。符合条件的企业，可按规定给予失业保险费返还。

另据人社部2020年2月22日就企业复工复产劳动用工相关问题的解答，对受疫情影响导致企业生产经营困难的，鼓励企业通过协商民主程序与职工协商采取调整薪酬、轮岗轮休、缩短工时等方式稳定工作岗位。对暂无工资支付能力的，企业经与工会或职工代表协商，可以延期支付职工工资。

因此，如果疫情反弹导致企业财务困难，企业首先可以与职工友好协商，或者通过职代会等民主程序，暂时变更工资标准，待疫情结束后再继续执行原工资标准。如果职工实在不同意降低工资，则可协商缩短其工作时间，从而相应减发工资待遇。如果按时发薪确实存在困难，则可首先与工会协商，没有工会的单位需要与职工代表协商，延期一个工资支付周期支付工资。另外，经营困难导致停工、停业等情况，还可以采取职工待岗、发给生活费等应急方式，但这些措施还是有法律风险的，最好先通过工会或职代会履行“民主程序”，并可以向当地劳动行政部门备案后再实施。

另外，职工出差公干也会遇到困难。随着北京市应急响应级别由三级回调至二级，市公安局提出了进一步严格出京管理的措施和要求^[2]。严禁三类涉疫风险人员出京（包括全市确诊病例、疑似病例、密切接触者、无症状感染者和有发热症状人员；5月30日之后进出新发地市场即密切接触的人员；中高风险街乡镇人员），对于其他人员确需离京的，需持7日内核酸检测阴性证明，才能过关。这还不算什么，即便能出得了北京，到了外地还会遭遇当地严格的防控政策。据了解，目前很多省市对于来自北京的人员都要求到达后再次进行核酸检测，在检测结果出来之前要求进行集中隔离，更有甚者，强制要求14天集中隔离，之后才让自由活动。

这些防控措施，对于员工离京到外地或境外出差公干会产生较大影响。如果员工属于严禁离京的三类人员，显然就无法出差了。即便不属于三类人员，用人单位想要派遣员工离京出差，也需要协助该员工在离京前七日内取得核酸检测阴性的医疗证明才能成行。同时，用人单位需要负担出差员工到达目的地之后被隔离期间的工资待遇。为减少负担和麻烦，在京单位需要尽量少地安排员工出差。如果不得不派员工出差，需要提前了解清楚目的地的疫情防控要求，做好准备和预案。

最后，包括北京在内的多个省市的保险公司针对当地重大工程项目建设，推出复工复产综合保险产品。最近，北京的承保公司推出六项惠企措施，其中包括补偿被保险人的员工接受核酸检测的检测费用和交通费用；还包括补偿隔离人员工资，对于因政策规定需要隔离的项目施工人员，按照每家投保企业最高50万元、每人每月最高6000元的标准进行赔偿。因此，如果企事业单位符合条件，可以申请投保复工复产综合保险，可以减少疫情防控相关的损失。

文中备注：

[1]摘自北京市人民政府网站http://www.beijing.gov.cn/ywdt/gzdt/202006/t20200617_1926336.html。

[2]摘自北京市人民政府网站http://www.beijing.gov.cn/ywdt/gzdt/202006/t20200618_1927547.html。

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